تهیه لایحه توجیه تاخیرات و آنالیز آن در طول پروژه

یک اشتباه مکرری که در خیلی از پیمانکارها در خصوص تهیه لایحه توجیه تاخیرات دیده میشود اینست که پرونده توجیه تأخیرات در انتهای پروژه و وقتی زمان قرارداد به اتمام رسیده تهیه میشود. در حالی که روال درست این است که در هر دوره مانیتور و کنترل پروژه که معمولا دوره‌های ماهیانه است، بحث انحراف و تأخیر پروژه آنالیز شود تا سهم کارفرما و مشاور و پیمانکار در تأخیرات، در هر ماه از پروژه مشخص باشد درضمن  لزومی به ارائه این آنالیز به کارفرما و مشاور نیز نمیباشد، در واقع ممکن است با دراختیار قرار دادن آنالیز مربوط به تأخیرات ماهیانه به کارفرما منجر به جبهه گیری آن علیه پیمانکار شده و مسیر جمع آوری اطلاعات مربوط به لایحه توجیه تاخیرات و کلیم (Claim) های پیش رو را با مشکلات عدیده همراه سازد.

نکته حائز اهمیت در این کار این است که آن بخشی از انحرافات یا تأخیرات ایجاد شده در طول پروژه که باعث آن پیمانکار بوده شناسایی و به کمک تیم پروژه سعی  در کاهش و جبران آن شود. به عبارتی به جای اینکه با یک نگاه Re active و در پایان پروژه به دنبال مجاز کردن تأخیرات باشیم، با یک نگاه پیشگیرانه و Pro active و در طول پروژه سعی کنیم سهم پیمانکار از تأخیرات پروژه رو به صفر برسانیم. درضمن با انجام این کار در پایان پروژه در عرض چند روز لایحه توجیه تأخیرات‌ آماده‌ است  و به سرعت می‌توان یک پرونده توجیه تأخیرات پخته و مستدل به کارفرما و مشاور ارائه کرد و متعاقبا خسارات ناشی از این تاخیرات را کلیم (Claim) کرد.

نکاتی در خصوص تهیه لایحه توجیه تاخیرات

باتوجه به اينكه تنها ماده شرايط عمومي پيمان در خصوص رسيدگي به اين موضوع ماده ۳۰ شرايط عمومي پيمان مي باشد و بخشنامه شماره ۵۰۹۰ مورخ۱۳۶۰/۹/۲ و ماده ١١ قراردادهاي مترمربع زير بنا و ماده ١١ قراردادهاي سرجمع و بند ٢ روش ب تعديل نرخ ارز در برسي تاخيرات موثر مي باشند كه هركدام از آنها نيز به نوبه خود داراي نكات مبهم فراوان مي باشند لذا تهيه و رسيدگي به پرونده تاخيرات يكي از بحث بر انگيز ترين موارد در طول عمر يك پروژه مي باشد .

پرونده تاخيرات مي بايست توسط شخصي مسلط به امور پيمان ،برنامه زمانبندي ، وضعيت اجرايي پروژه و دلايل تاخيرات ايجاد شده ، تهيه گردد و دليل آن آينست كه همانطور كه پيشتر گفته شد ماده ۳۰ شرايط عمومي پيمان داراي بخشهاي مبهم زيادي بوده و كسي كه در جلسه بتواند از نظر منطقي طرف مقابل را توجيه فني نمايد در جلسه پيروز خواهد بود لذا شايد بتوان گفت تسلط تهيه كننده به امور مذكور ۷۰ % موفقيت طرفين را رقم بزند .
بطور خلاصه ، چند نكته تجربي در خصوص تهيه گزارش تاخيرات توسط پيمانكار :

۱- از انجام ادعاهاي غير منطقي و غير علمي در جريان تهيه پرونده جدا خودداري شود تا موجب از بين رفتن اعتماد كارشناس بررسي كننده پرونده نگردد. بهترين روش افزايش ۱۰ درصدي هريك از موارد مورد ادعا مي باشد كه روش آن بستگي به شرايط پروژه دارد.

۲- نظم و انسجام و ظاهر مناسب لايحه تاخيرات ( مانند استفاده از زونكن ، ديوايدر ( جداكننده) به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روي ديوايدر و…)مي تواند موجب جلب اعتماد مشاور و كارفرما در خصوص فني بودن و مهندسي بودن پرونده ارسالي مي شود.

۳- ميزان تاخيرات مجاز مورد ادعا در پرونده  نمي بايست از ميزان كل تاخيرات ايجاد شده بيشتر شود

۴- جهت تعيين تاريخ ابلاغ نقشه ها يا رفع ايرادات نقشه ها مي بايست به آخرين نگارش نقشه استناد گردد
در صورتي كه توجيه قوي و منطقي با توجه به مفاد بند ۱ همين مطلب پيشاپيش تهيه شده باشد ، لازم بذكر است دليل مذكور نمي بايست در پرونده اعلام گردد تا مشاور زمان بررسي و تهيه جواب را داشته باشد .
به هر حال مي بايست در مكاتبات به نامه اي اشاره كرد كه توجيه منطقي يا مثال بزرگنمایی شده براي آن وجو
د داشته باشد

۵- نكات فراوان ديگري نيز در خصوص تهيه پرونده وجود دارد كه وابسته به شرايط هر پروژه مي باشد .

۶- دريافت كليه مكاتبات توسط دبيرخانه شركت تاييد گردد. زيرا پيمانكار مي تواند نامه اي را كه هرگز در زمان اجرا تحويل مشاور نداده است را با توجه به نياز و با متن مورد دلخواه تهيه و داخل مستندات قرار دهد.

۷- در هنگام تهيه برنامه زمانبندي به روز شده حتما از نسخه موجود در دفتر مشاور استفاده شود ، زيرا ممكن است پيمانكار از طريق تغيير برخي روابط پيش نياز و پس نياز مسير بحراني پروژه را جهت افزايش زمان تاخير مجاز تغيير دهد .

۸- بررسي گردد آيا نامه هاي تحويل صورت وضعيت به دستگاه نظارت آخرين نامه تحويل صورت وضعيت بوده است ؟ يا خير

۹- در صورتي كه نقشه هاي در نگارش مختلف به پيمانكار ابلاغ گرديده است ،آيا ابلاغ نقشه جديد جهت تسهيل و تسريع در پروژه و كاهش هزينه هاي پيمانكارو به درخواست پيمانكار بوده است ؟ يا خير

۱۰- آيا نامه هاي در خواست اصلاح نقشه هاي در حد ايراد ات كلي بوده يا در حد ايرادات نقشه كشي و جزييات اجرايي .

مستندات مورد نياز در در پرونده تاخيرات :

الف ) اطلاعات اوليه :

۱- خلاصه اطلاعات قراردادي پروژه
۲- خلاصه آخرين وضعيت پيشرفت پروژه به همراه نمودارها و عكسها و تعيين ميزان تاخير صورت گرفته تا لحظه تهيه گزارش
۳- برنامه زمانبندي اوليه پروژه

ب ) خلاصه ادعاهاي پيمانكار

۱- برنامه زمانبندي به روز شده بر اساس ادعاهاي پيمانكار يا نمودار همپوشاني تاخيرات

۲- جدول محاسبه تاخيرات مالي ناشي از تاخير در پرداخت صورت وضعيتها و پيش پرداختها

۳- ليست مكاتبات انجام شده توسط پيمانكار جهت دريافت نقشه ها يا دستور كارها يا جزييات اجرايي

نكته مهم : بيان كلي ليست موجب سر در گمي مشاور در زمان بررسي شده  و تصميم گيري رابراي مشاور سخت و به نتيجه رسيدن كليم توسط پيمانكار را آسان مي كند لذا درصورتي كه شما در مقام پيمانكار در حال تهيه گزارش هستيد ليست را با جا انداختن برخي مكاتبات تهيه نماييد  و در صورتي كه در مقام مشاور هستيد به پيمانكار دستور دهيد ليست مكاتبات مطابقت كامل با روند مكاتبات داشته باشد .
همچنين درصورتيكه پيمانكار هستيد و دلايل كاملي براي توجيه تاخيرات داريد بهتر است  مكاتبات و اسناد كاملا منظم دسته بندي شوند و جدول يا نموداري حاوي خلاصه اطلاعات و وقايع ارائه نماييد بطوريكه با ملاحظه همان برگ بتوانيد حقانيت خود را ثابت نماييد . نحوه تهيه اين نموداريا جدول از اهميت بسزايي برخوردار است

۴- ليست روزهايي كه به دليل مشكلات جوي خارج از استاندارد ۲۰ سال گذشته كارگاه تعطيل