مستندات مورد نياز در لایحه توجیه تأخیرات:

۱-      خلاصه اطلاعات قراردادي پروژه و ضمایم

۲-      خلاصه آخرين وضعيت پيشرفت پروژه به همراه نمودارها و عكسها و تعيين ميزان تاخير صورت گرفته (ازپایان قرارداد) تا لحظه تهيه گزارش (اعم ازتأخیرات مجازوغیرمجاز)

۳-      برنامه زمانبندي اوليه پروژه

۴-      مکاتبات صورت گرفته بین طرفین

۵-      گزارشات

۶-     مستندات مربوط به زمان و میزان مصالح وارده (درتعهد کارفرما) به کارگاه

خلاصه ادعاهاي پيمانكار

۱-    برنامه زمانبندي به روز شده بر اساس ادعاهاي پيمانكار يا نمودار همپوشاني تأخیرات

۲-    جدول محاسبه تأخیرات مالي ناشي از تاخير در پرداخت صورت وضعيتها و پيش پرداختها

۳-    ليست مكاتبات انجام شده توسط پيمانكار جهت دريافت نقشه ها يا دستور كارها يا جزييات اجرايي-

۴-    ليست روزهايي كه به دليل مشكلات جوي خارج از استاندارد ۲۰ سال گذشته كارگاه تعطيل بوده است.

۵-    ليست هر گونه ادعايي كه موجب تطويل زمان  اجراي يك فعاليت يا تاخير در شروع يك فعاليت شده است.

۶-    عدم تحویل قسمتی از پروژه یا عدم گشایش جبهه های کاری

7-    تأخیرات در تحویل مصالح درتعهد کارفرما

نكته مهم:  بيان كلي ليست موجب سر در گمي مشاور در زمان بررسي شده و تصميم گيري را براي مشاور سخت و به نتيجه رسيدن كليم توسط پيمانكار را آسان مي كند لذا درصورتي كه شما در مقام پيمانكار در حال تهيه گزارش هستيد ليست را با جا انداختن برخي مكاتبات تهيه نماييد.

مستندات بخش ادعاهاي مالي:

۱-    نامه تحويل صورت وضعيت به دستگاه نظارت

۲-    روكش صورت وضعيت تأیید شده توسط كارفرما

۳-    كپي چك پرداختهاي صورت گرفته يا هر سند مالي ديگر كه مورد تأیید طرفين بوده و تاريخ دقيق پرداخت كارفرما را تعيين نمايد (مانند گزارش ذيحسابي پروژه)

۴-    كپي نامه ارسال ضمانتنامه براي كارفرما

۵-    كپي نامه تأیید پرداخت پيش پرداخت توسط مشاور

مستندات بخش ادعاهاي غير مالي:

۱-    نامه دستور توقف كار توسط كارفرما يا مشاور

۲-    گزارشات روزانه (شرایط نامساعد جوی)

۳-    نامه درخواست ابلاغ نقشه يادستور كار توسط پيمانكار به مشاور

۴-    نامه ابلاغ نقشه ها يا دستور كارها توسط مشاور

۵-    نامه درخواست تأیید ابلاغ قيمت جديد

۶-    نامه تأیید قيمت جديد

۷-    نامه درخواست رفع مشکل نقشه

۸-    نامه اصلاحیه (ویرایش) نقشه ها

نکاتی در خصوص تهيه لایحه توجیه تأخیرات توسط پيمانكار:

• لایحه تأخیراتمي بايست توسط شخصي مسلط به امور پيمان، برنامه زمانبندي، وضعيت اجرايي پروژه و دلايل تأخیرات ايجاد شده، تهيه گردد و دليل آن آينست كه همانطور كه پيشتر گفته شد ماده ۳۰ شرايط عمومي پيمان داراي بخشهاي مبهم زيادي بوده و كسي كه در جلسه بتواند از نظر منطقي طرف مقابل را توجيه فني نمايد در جلسه پيروز خواهد بود لذا شايد بتوان گفت تسلط تهيه كننده به امور مذكور ۷۰ % موفقيت طرفين را رقم میزند.

نكته مهم: يكي از روشهاي موثر در توجيه منطقي ادعاها توسط طرفين دعوا در جلسه كميسيون تأخیرات استفاده از مثال با بزرگنمايي موارد مورد ادعا مي باشد كه اين امر بسيار تخصصي و تاثير گذار مي باشد.

• به عنوان مثال پيمانكار مي تواند در خصوص ابلاغ جزييات نوع عایق سرویس ها، ادعاي تاخير داشته باشد، به صورت منطقي اين ادعا نمي تواند موجب مجاز شدن تأخیرات باشد اما پيمانكار مي تواند اينگونه ادعا كند ( از طريق روش بزرگنمايي توسط پيمانكاردر جلسه بررسي )
• حال اگر ما همه نقشه ها را داشتيم و فقط جزييات نوع عایق سرویس ها را نداشتيم و ما تمام عمليات اجرايي را به پايان مي رسانديم و فقط اين نقشه بعد از ۱۰ سال به ما ابلاغ مي شد تأخیرات ۱۰ ساله ما مجاز بود. همانگونه كه مي بينيم در اين وضعيت هيچ انسان منطقي نمي تواند تاثير عدم ابلاغ جزييات نوع عایق سرویس ها راموجب مجاز شدن تاخير نداند.
• در مقابل اين روش مشاور نيز مي تواند از روش كوچك نمايي كردن مشكل در مقابل ساير تأخیرات غير مجاز پيمانكار استفاده نمايد به عنوان مثال بگويد ما نقشه هاي کفسازی و کناف را كه ۵۰% نقشه ها بوده، به شما ابلاغ كرديم و شما هنوز عمليات کفسازی را به اتمام نرسانده ايد، لذا عدم ابلاغ جزييات نوع عایق سرویس ها موجب تاخير در اجراي كل پروژه نمي شود.
• بنابراین پیمانکار، میبایست عمدتاً روی تأخیردرفعالیتهایی ادعا نماید که درمسیر بحرانی پروژه واقع شده باشد یا گلوگاه پروژه باشند. لذا توجه به شناوری فعالیتها، ضروریست.
• از انجام ادعاهاي غير منطقي و غير علمي در جريان تهيه پرونده جدا خودداري شود تا موجب از بين رفتن اعتماد كارشناس بررسي كننده پرونده نگردد.
• نظم و انسجام و ظاهر مناسبلايحه تأخیرات ( مانند استفاده از زونكن، ديوايدر ( جداكننده) به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روي ديوايدر و…) که بطور قطع جمع بندی ونتیجه گیری را شامل شده، جزء ملزومات فنی ومهندسی  پرونده ارسالي باشد.
• ميزان تأخیرات مجاز مورد ادعا در پرونده نمي بايست از ميزان كل تأخیرات ايجاد شده بيشتر شود. مگردرصورت همپوشانی)
• جهت تعيين تاريخ ابلاغ نقشه ها يا رفع ايرادات نقشه ها مي بايست به آخرين بازنگری نقشه استناد گردد در صورتي كه توجيه قوي و منطقي با توجه به مفاد بند ۱ همين بخش پيشاپيش تهيه شده باشد.

لازم بذكر است دليل مذكور نمي بايست در پرونده اعلام گردد تا مشاور زمان بررسي و تهيه جواب را نداشته باشد. به هر حال مي بايست در مكاتبات به نامه اي اشاره كرد كه توجيه منطقي يا مثال بزرگنمايي شده براي آن وجود داشته باشد.